Accordo sul trattamento dei dati

Ultimo aggiornamento: 26 ottobre 2026 (versione 2026-10-26) · Condizioni ai sensi dell'art. 28 GDPR per i contenuti che contengono dati personali di cui sei responsabile. Fanno parte dei Termini di servizio; non è necessaria una firma separata.

Parti e ruoli

Il presente accordo si applica tra il cliente ("tu", titolare, oppure responsabile che agisce per un proprio cliente) e DeepReference ("responsabile", o sub-responsabile quando agisci per un cliente) ogni volta che i tuoi documenti, testi, glossari o memorie di traduzione contengono dati personali di cui sei responsabile. Fa parte dei Termini di servizio e si applica automaticamente. Se ti serve una copia controfirmata, scrivi a [email protected].

Oggetto, natura e finalità

DeepReference tratta i dati personali solo per fornirti il servizio che utilizzi: conservare, tradurre, rivedere, esportare, confrontare e cancellare i tuoi contenuti, fornire l'assistenza che richiedi e mantenere il servizio sicuro. Durata: per tutto il tempo in cui utilizzi il servizio e fino alla cancellazione secondo il presente accordo.

Tipi di dati e interessati

Qualsiasi dato personale contenuto nei tuoi contenuti, scelto da te: per esempio nomi, recapiti, numeri identificativi, informazioni contrattuali, lavorative, finanziarie o sanitarie dei tuoi clienti, dei loro clienti, dipendenti, pazienti o di altre persone citate nei documenti. Sei tu a decidere se caricare categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o dati relativi a reati (art. 10) e devi disporre di una base giuridica; riduci o oscura ciò che non serve alla traduzione.

Le tue istruzioni

DeepReference tratta i dati solo su tue istruzioni documentate, costituite da questi termini e dalle azioni che compi nel servizio, compresi i trasferimenti, salvo che il diritto dell'UE o italiano lo imponga diversamente (in tal caso ti informiamo, se quel diritto non lo vieta). Ti avvisiamo se riteniamo che un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati. Non usiamo mai i dati per addestrare o migliorare i nostri modelli, non li vendiamo e non li usiamo per nostri fini.

Riservatezza

Tutte le persone di DeepReference autorizzate al trattamento sono vincolate alla riservatezza e l'accesso è limitato a quanto serve per ciascun compito (gestione del servizio, assistenza richiesta, sicurezza e obblighi di legge).

Misure di sicurezza (art. 32)

TLS per tutto il traffico e, per il traffico del browser supportato, cifratura nel browser prima dell'invio; cifratura a riposo dei file conservati dove configurata; traduzione con il nostro modello sui nostri server nell'UE, senza fornitori esterni di intelligenza artificiale; controllo degli accessi, autenticazione a più fattori per gli amministratori della piattaforma, permessi per area di lavoro e gestione delle sessioni; validazione dei caricamenti; registri di sicurezza e di audit (180 giorni); backup che scadono entro 14 giorni; aggiornamenti software regolari. I nostri server decifrano i contenuti per tradurli, quindi non si tratta di cifratura end-to-end.

Sub-responsabili

I tuoi contenuti (documenti, traduzioni, glossari, memorie) sono trattati solo sull'infrastruttura di DeepReference nell'UE e non sono condivisi con altre società. Fornitori che trattano dati limitati dell'account o del servizio: Stripe (pagamenti), Cloudflare (sicurezza di rete e distribuzione; il traffico attraversa la sua rete in forma cifrata), Namecheap PrivateEmail (email dell'account), Google (solo se un utente sceglie l'accesso con Google), PayPal (solo ove offerto). Concedi un'autorizzazione generale per questi fornitori; ti informiamo almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un fornitore che tratterebbe i tuoi contenuti, via email o nel prodotto, e puoi opporti. Se non possiamo accogliere un'opposizione ragionevole, puoi recedere dal servizio interessato con un rimborso proporzionale. Imponiamo a ogni sub-responsabile obblighi di protezione dei dati equivalenti al presente accordo e ne rispondiamo.

Richieste degli interessati e assistenza

L'area di lavoro ti consente di trovare, esportare, correggere e cancellare i contenuti in autonomia. Se una persona ci contatta direttamente per dati contenuti nei tuoi contenuti, ti inoltriamo la richiesta e non rispondiamo noi, salvo tua istruzione. Ti assistiamo, tenuto conto della natura del trattamento, in materia di sicurezza, notifiche di violazione, valutazioni d'impatto e consultazioni preventive.

Violazioni dei dati personali

Ti informiamo senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore, dal momento in cui veniamo a conoscenza di una violazione che riguarda dati personali nei tuoi contenuti, con le informazioni disponibili in quel momento (natura della violazione, categorie e numero approssimativo di registrazioni e di interessati, probabili conseguenze, misure adottate), e ti aggiorniamo man mano che l'indagine prosegue.

Trasferimenti internazionali

I tuoi contenuti sono trattati e conservati nell'UE. Se si rendesse necessario un trasferimento di dati personali fuori dall'UE/SEE, avverrà solo in presenza di una decisione di adeguatezza o delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea e delle misure supplementari richieste.

Cancellazione e restituzione

Puoi esportare e cancellare i tuoi contenuti in qualsiasi momento. Quando cancelli contenuti o l'account, questi vengono rimossi dal servizio attivo; le copie di backup scadono entro 14 giorni. Conserviamo dati personali più a lungo solo se il diritto dell'UE o italiano lo impone.

Verifiche e informazioni

Mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 GDPR, compresi il presente accordo e una descrizione delle nostre misure, e rispondiamo a ragionevoli domande scritte. Se non è sufficiente, puoi effettuare, o far effettuare da un revisore indipendente vincolato alla riservatezza, una verifica una volta l'anno, con 30 giorni di preavviso, a tue spese, senza interrompere il servizio né esporre dati di altri clienti.

Responsabilità e prevalenza

La responsabilità ai sensi del presente accordo segue i Termini di servizio, senza limitare responsabilità che non possono essere limitate ai sensi del GDPR. In caso di contrasto tra il presente accordo e i Termini di servizio in materia di protezione dei dati personali, prevale il presente accordo.

Contatto per la protezione dei dati

Domande su questo accordo o copia controfirmata: [email protected]. Richieste privacy: [email protected].

Denominazione legale: DeepReference
Indirizzo postale: Via Sandro Pertini 7, 00054 Fiumicino, Italy
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