Come tradurre un documento Word mantenendo la formattazione

Il modo più diffuso per tradurre un documento Word è anche il più lento: copi un paragrafo, lo incolli in una casella di traduzione, copi il risultato, lo reincolli e ricominci. Strada facendo il grassetto sparisce, gli elenchi numerati ripartono da uno, le celle delle tabelle perdono lo stile e le note a piè di pagina vengono dimenticate. Per una lettera di due pagine è una seccatura; per un rapporto di cinquanta pagine sono ore di lavoro.

C’è un modo migliore: tradurre direttamente il file Word.

Che cosa significa davvero «mantenere la formattazione»

Quando DeepReference traduce un file DOCX, non lo trasforma in testo semplice. Traduce il testo frase per frase e rimette ogni traduzione nello stesso punto del documento. In pratica:

• I titoli mantengono gli stili di titolo, così puoi aggiornare il sommario nel file tradotto.
• Le parole in grassetto, corsivo e sottolineato restano formattate, anche dentro una frase.
• Gli elenchi numerati e puntati mantengono la numerazione.
• Le tabelle mantengono struttura, bordi e ombreggiature.
• Vengono tradotti anche intestazioni, piè di pagina e note a piè di pagina.
• Le immagini restano dove sono. Il testo dentro un’immagine non viene tradotto.

Il risultato è un nuovo file Word nella lingua di arrivo, che puoi aprire, modificare e inviare come qualsiasi altro.

Passo dopo passo

• Apri DeepReference e scegli la scheda Documento.
• Carica il file DOCX. Chi visita il sito può tradurre un documento al mese senza account.
• Scegli la lingua di partenza e quella di arrivo.
• Avvia la traduzione e scarica il DOCX tradotto quando è pronto.

Con un account puoi anche scegliere il dominio e il tono, applicare il tuo glossario e la memoria di traduzione e rivedere il risultato in due modi: frase per frase nell’editor di traduzione oppure come pagine vere nell’Editor dei documenti.

Dove guardare durante la revisione

Ogni lingua ha una lunghezza diversa. Tedesco e russo sono spesso più lunghi dell’inglese, il cinese è molto più breve, l’arabo cambia direzione. Il testo torna sempre al posto giusto, ma una frase più lunga può cambiare l’aspetto di una pagina. Controlla questi punti:

• Tabelle con colonne strette, dove una parola più lunga può andare a capo.
• Caselle di testo e forme di dimensioni fisse.
• Frontespizi e copertine, dove la grafica dipende dalla lunghezza del titolo.
• Interruzioni di pagina, che possono spostarsi quando il testo si allunga.
• Elenchi di termini o nomi da non tradurre, come i codici prodotto. Inseriscili in un glossario o in un elenco di termini da non tradurre.

Quasi tutte le correzioni richiedono pochi secondi: allargare una colonna, ridurre di poco il carattere o spostare un’interruzione di pagina.

Consigli per documenti che si traducono bene

Puoi semplificare la traduzione ancora prima di cominciare:

• Usa i veri stili di Word per titoli ed elenchi invece della formattazione manuale.
• Non spezzare una frase su più caselle di testo: ogni casella viene tradotta da sola.
• Non allineare il testo con spazi o tabulazioni ripetute; usa tabelle o punti di tabulazione.
• Scrivi numeri e date sempre nello stesso formato.
• Conserva il file originale. Se in seguito devi cambiare il contenuto, modifica l’originale e traduci di nuovo: con una memoria di traduzione le frasi invariate tornano subito.

Note su alcune lingue

• Tedesco e russo: aspettati un testo più lungo di circa un quinto o più. Controlla prima tabelle e caselle a larghezza fissa.
• Francese e italiano: anch’essi più lunghi dell’inglese; il francese inoltre vuole uno spazio prima di alcuni segni di punteggiatura, e la traduzione rispetta queste regole.
• Arabo: il documento passa dalla scrittura da sinistra a destra a quella da destra a sinistra. Controlla tabelle, elenchi e posizione dei loghi.
• Cinese e giapponese: il testo diventa molto più breve e può lasciare ampi spazi vuoti nelle pagine impaginate. Regola le spaziature se serve.

Excel e PowerPoint funzionano allo stesso modo

Fogli di calcolo e presentazioni si traducono come i file Word. In Excel viene tradotto il testo delle celle, mentre formule, numeri e struttura restano intatti. In PowerPoint ogni diapositiva mantiene il suo layout e viene tradotto il testo di titoli, caselle di testo e note. Le diapositive sono il punto in cui la lunghezza conta di più, perché ogni casella ha dimensioni fisse: dopo la traduzione scorrile tutte una volta.

E i PDF?

Se l’originale è un PDF, DeepReference può tradurre anche quello e ricostruire il PDF nella lingua di arrivo. Ma in un PDF ogni riga ha una posizione fissa, quindi un file Word dà sempre un risultato più pulito e più facile da modificare. Se hai entrambi, scegli il DOCX.

In sintesi

Niente copia e incolla. Carica il file Word, lascia che la traduzione torni nella stessa struttura e usa il tuo tempo per controllare i pochi punti in cui la nuova lingua cambia la lunghezza. Avrai un documento identico all’originale nell’aspetto, in una frazione del tempo.