Documenti ufficiali: quando serve una traduzione giurata e quando no

Prima o poi quasi tutti hanno bisogno di un documento in un’altra lingua: un diploma per un’università all’estero, un certificato di nascita per il permesso di soggiorno, un contratto per un nuovo datore di lavoro o una lettera di un ufficio pubblico. La prima domanda non è quale strumento usare, ma se il destinatario accetterà una traduzione qualsiasi o soltanto una traduzione certificata.

Che cosa significa «traduzione certificata»

Una traduzione certificata è una traduzione che un traduttore qualificato firma, timbra o dichiara completa e fedele. A seconda del paese si chiama giurata, ufficiale, certificata o legalizzata, e a volte deve essere confermata anche da un notaio, da un tribunale o da un ministero. Le regole cambiano da paese a paese e talvolta da ufficio a ufficio, quindi la mossa più sicura è sempre la stessa: chiedere all’ente che riceverà il documento che cosa gli serve esattamente.

Per te la questione è semplice: se il destinatario chiede una traduzione certificata, una traduzione senza firma e timbro del traduttore verrà respinta, per quanto sia buona.

Documenti che di solito richiedono una traduzione certificata

• Certificati di nascita, di matrimonio e di morte
• Diplomi, certificati degli esami e altri documenti accademici per l’ammissione o il riconoscimento del titolo
• Documenti per visti, permessi di soggiorno e domande di cittadinanza
• Atti giudiziari, certificati del casellario giudiziale e procure
• Documenti da depositare in un registro pubblico

Documenti che di solito non la richiedono

• Lettere ed e-mail che devi capire o a cui devi rispondere
• Corrispondenza commerciale, offerte e proposte
• Rapporti, presentazioni e regolamenti interni
• Informazioni sui prodotti, manuali e siti web
• Contratti che entrambe le parti leggeranno e firmeranno nella propria lingua, salvo diverse disposizioni di legge o richieste della controparte

In tutti questi casi l’obiettivo è una traduzione chiara, corretta e rapida. Ed è proprio qui che la traduzione automatica è utile.

Il ruolo della traduzione automatica, anche per le traduzioni certificate

Anche quando serve una traduzione certificata, una buona bozza può accelerare il lavoro. Il traduttore giurato deve leggere, verificare e assumersi la responsabilità di ogni parola, ma partire da una bozza pulita, già impaginata, è più rapido che partire da una pagina bianca. Oggi molti traduttori lavorano così. Chiedi sempre prima, però: alcuni preferiscono lavorare solo sull’originale.

Se prepari una bozza con DeepReference, tieni presenti questi punti:

• Scrivi i nomi esattamente come compaiono nel passaporto. I nomi traslitterati si possono scrivere in più modi, e un documento ufficiale deve corrispondere al passaporto. Con un account puoi fissare ogni nome una volta per tutte in un glossario.
• Controlla ogni numero e ogni data. Date di nascita, numeri di documento e importi devono essere identici all’originale.
• Mantieni l’impaginazione originale. Se la traduzione assomiglia alla pagina originale, il traduttore può confrontarle fianco a fianco e il destinatario trova ogni campo.
• Non «migliorare» il contenuto. La traduzione di un documento ufficiale deve dire ciò che dice l’originale, anche se la formulazione sembra antiquata.

Tono e terminologia nei documenti formali

I testi ufficiali seguono delle convenzioni. In arabo una lettera a un ministero si apre con una formula di saluto formale ed è scritta in arabo standard moderno. In italiano le lettere a un ufficio pubblico usano il «Lei» di cortesia. Con un account DeepReference ti permette di scegliere il dominio Governo o Legale e un tono formale, così la bozza ha già il registro giusto. Un glossario mantiene coerenti qualifiche, nomi degli uffici e termini giuridici dalla prima all’ultima pagina.

E la privacy?

Certificati e documenti personali contengono dati sensibili. In DeepReference il testo viene cifrato nel tuo browser prima di essere inviato, e solo i server di DeepReference lo aprono, per tradurlo. I documenti non vengono usati per addestrare il modello, a meno che il titolare dell’account non attivi questa opzione. In ogni caso, carica solo ciò che serve: se una pagina non fa parte della richiesta, lasciala fuori.

Domande da fare prima di ordinare qualsiasi cosa

Un’e-mail di due minuti all’ufficio che riceverà il tuo documento può farti risparmiare giorni. Ecco le domande da fare:

• Vi serve una traduzione certificata o basta una traduzione normale?
• Il traduttore deve essere abilitato nel vostro paese o è accettato anche un traduttore di un altro paese?
• La traduzione deve avere il timbro di un notaio, l’apostille o una legalizzazione da parte di un ministero?
• Vi serve il documento originale, una copia autenticata o basta una scansione?
• La traduzione va allegata all’originale, e in quale forma: cartacea, PDF o entrambe?

Annota le risposte e inviale al traduttore insieme ai tuoi file. Un traduttore che sa esattamente che cosa si aspetta il destinatario può proporti un prezzo equo e una data realistica.

Tempi e costi

Le traduzioni certificate richiedono più tempo e costano più di quelle ordinarie, perché una persona qualificata deve controllare ogni riga e assumersene la responsabilità legale. Il prezzo di solito è a pagina o a parola, e possono aggiungersi le spese per timbri o notaio. Tre accorgimenti aiutano a contenere costi e tempi di attesa:

• Invia una copia chiara e completa dell’originale. Pagine mancanti e scansioni illeggibili causano ritardi.
• Fai tradurre solo ciò che è richiesto. Se il destinatario ha bisogno del diploma ma non dell’intero certificato degli esami, non inviarli entrambi.
• Offri una bozza ben impaginata. Se il traduttore la accetta, potrà dedicare il suo tempo alla verifica invece che alla battitura.

Un esempio

Immagina Samir, che si trasferisce da Amman a Milano per un nuovo lavoro. Il datore di lavoro ha bisogno del suo contratto in inglese per il fascicolo del personale. L’ufficio che rilascia il permesso di soggiorno ha bisogno del suo diploma universitario e del certificato di nascita, entrambi con traduzione giurata.

Per il contratto basta una traduzione automatica accurata, rivista da Samir e dal suo nuovo collega delle risorse umane: nessuno al di fuori dell’azienda farà affidamento su di essa. Per il diploma e il certificato di nascita, Samir chiede prima all’ufficio immigrazione che cosa accetta. La risposta è che serve una traduzione giurata in italiano. Samir prepara le bozze con DeepReference, confronta il proprio nome con il passaporto e ogni data con gli originali, poi invia bozze e originali a un traduttore giurato, che le rivede, le corregge e le assevera.

Samir ha usato lo stesso strumento in entrambi i casi, ma solo il secondo richiedeva un traduttore giurato, e lo ha scoperto prima di pagare qualsiasi cosa.

Un modo rapido per decidere

• Il documento andrà a un’autorità, a un tribunale, a un’università o a un’ambasciata? Chiedi loro se serve una traduzione certificata.
• Il documento serve solo a te, ai tuoi colleghi o a un partner commerciale? Di solito basta una buona traduzione automatica, controllata da qualcuno che conosce l’argomento.
• Non sei sicuro? Prepara comunque la bozza automatica. Se la certificazione risulterà necessaria, il traduttore potrà partire da lì.

La traduzione giusta è quella che il destinatario accetterà. Scoprilo prima, poi scegli la strada più veloce per arrivarci.