الوثائق الرسمية: متى تحتاج إلى ترجمة معتمدة ومتى لا تحتاج إليها

عاجلًا أو آجلًا يحتاج معظم الناس إلى وثيقة بلغة أخرى: شهادة جامعية لجامعة في الخارج، أو شهادة ميلاد من أجل تصريح إقامة، أو عقد عمل لصاحب عمل جديد، أو خطاب من جهة حكومية. والسؤال الأول ليس أيّ أداة ستستخدم، بل هل سيقبل المستلم أي ترجمة، أم الترجمة المعتمدة وحدها.

ماذا تعني «الترجمة المعتمدة»؟

الترجمة المعتمدة ترجمة يوقّعها مترجم مؤهل أو يختمها أو يقرّ بأنها كاملة ودقيقة. وتُسمّى بحسب البلد ترجمة محلّفة أو رسمية أو معتمدة أو مصدّقة، وقد يلزم أحيانًا أن يصادق عليها كاتب عدل أو محكمة أو وزارة. والقواعد تختلف من بلد إلى آخر، بل من جهة إلى أخرى أحيانًا، ولذلك فالخطوة الأكثر أمانًا واحدة دائمًا: اسأل الجهة التي ستستلم الوثيقة عمّا تحتاجه بالضبط.

والأمر المهم لك بسيط: إذا طلب المستلم ترجمة معتمدة، فستُرفض أي ترجمة لا تحمل توقيع المترجم وختمه، مهما كانت جيدة.

وثائق تحتاج عادةً إلى ترجمة معتمدة

• شهادات الميلاد والزواج والوفاة
• الشهادات الجامعية وكشوف الدرجات وغيرها من الوثائق الأكاديمية للقبول أو المعادلة
• وثائق طلبات التأشيرة والإقامة والجنسية
• وثائق المحاكم وشهادات عدم المحكومية والتوكيلات
• الوثائق التي يجب إيداعها في سجل رسمي

وثائق لا تحتاج إليها عادةً

• الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى فهمها أو الرد عليها
• المراسلات التجارية والعروض والمقترحات
• التقارير والعروض التقديمية والسياسات الداخلية
• معلومات المنتجات والأدلة والمواقع الإلكترونية
• العقود التي يقرؤها الطرفان ويوقّعانها كلٌّ بلغته، ما لم يشترط القانون أو الطرف الآخر غير ذلك

في كل هذه الحالات المطلوب ترجمة واضحة وصحيحة وسريعة، وهنا بالضبط تفيد الترجمة الآلية.

دور الترجمة الآلية، حتى في الترجمة المعتمدة

حتى عندما تحتاج إلى ترجمة معتمدة، يمكن لمسودة جيدة أن تسرّع العمل. فالمترجم المحلّف مضطر إلى قراءة كل كلمة والتحقق منها وتحمّل مسؤوليتها، لكن البدء من مسودة نظيفة منسّقة أسرع من البدء من صفحة فارغة. وكثير من المترجمين يعملون بهذه الطريقة اليوم. ومع ذلك اسأل أولًا دائمًا، فبعضهم يفضّل العمل على الأصل وحده.

وإذا أعددت مسودة بـ DeepReference، فانتبه إلى هذه النقاط:

• اكتب الأسماء تمامًا كما تظهر في جواز السفر. فالأسماء المكتوبة بالحروف اللاتينية تُكتب بأكثر من طريقة، ويجب أن تطابق الوثيقة الرسمية جواز السفر. ومع الحساب تستطيع تثبيت كل اسم مرة واحدة في مسرد المصطلحات.
• تحقّق من كل رقم وكل تاريخ. فتواريخ الميلاد وأرقام الوثائق والمبالغ يجب أن تطابق الأصل تمامًا.
• حافظ على التنسيق الأصلي. فعندما تشبه الترجمة الصفحة الأصلية، يستطيع المترجم مقارنتهما جنبًا إلى جنب، ويجد المستلم كل خانة في مكانها.
• لا «تحسّن» المحتوى. فترجمة الوثيقة الرسمية يجب أن تقول ما يقوله الأصل، حتى لو بدت صياغته قديمة.

النبرة والمصطلحات في الوثائق الرسمية

للنصوص الرسمية أعرافها. ففي العربية يبدأ الخطاب الموجّه إلى وزارة بتحية رسمية ويُكتب بالفصحى، وفي الإيطالية تستخدم الخطابات الموجّهة إلى جهة عامة صيغة الاحترام «Lei». ومع الحساب يتيح لك DeepReference اختيار المجال الحكومي أو القانوني ونبرة رسمية، فتأتي المسودة من البداية بالمستوى اللغوي المناسب. ويحافظ مسرد المصطلحات على ثبات المسميات الوظيفية وأسماء الجهات والمصطلحات القانونية من الصفحة الأولى حتى الأخيرة.

وماذا عن الخصوصية؟

الشهادات والسجلات الشخصية فيها بيانات حساسة. وفي DeepReference يُشفَّر النص في متصفحك قبل إرساله، ولا تفتحه إلا خوادم DeepReference لغرض الترجمة. ولا تُستخدم المستندات في تدريب النموذج إلا إذا فعّل صاحب الحساب هذا الخيار. ومع ذلك لا ترفع إلا ما تحتاجه: فإذا لم تكن صفحة ما جزءًا من الطلب، فاستبعدها.

أسئلة تطرحها قبل أن تطلب أي شيء

رسالة قصيرة تكتبها في دقيقتين إلى الجهة التي ستستلم وثيقتك قد توفر عليك أيامًا. وهذه هي الأسئلة التي تستحق أن تُطرح:

• هل تحتاجون إلى ترجمة معتمدة، أم تكفي ترجمة عادية؟
• هل يجب أن يكون المترجم معتمدًا في بلدكم، أم يُقبل مترجم من بلد آخر؟
• هل تحتاج الترجمة إلى ختم كاتب عدل، أو تصديق أبوستيل (Apostille)، أو تصديق من وزارة؟
• هل تحتاجون إلى الوثيقة الأصلية، أم إلى نسخة مصدّقة، أم تكفي نسخة ممسوحة ضوئيًا؟
• هل تُرفق الترجمة بالأصل، وبأي شكل: ورقيًا أم PDF أم كليهما؟

دوّن الإجابات وأرسلها إلى المترجم مع ملفاتك. فالمترجم الذي يعرف بالضبط ما يتوقعه المستلم يستطيع أن يحدد سعرًا عادلًا وموعدًا واقعيًا.

الوقت والتكلفة

الترجمة المعتمدة تستغرق وقتًا أطول وتكلّف أكثر من الترجمة العادية، لأن شخصًا مؤهلًا يجب أن يراجع كل سطر ويتحمّل مسؤوليته القانونية. وتُحسب الأسعار عادةً بالصفحة أو بالكلمة، وقد تُضاف إليها رسوم الأختام أو كاتب العدل. وثلاثة أمور تساعد على خفض التكلفة ووقت الانتظار:

• أرسل نسخة واضحة وكاملة من الأصل، فالصفحات الناقصة والنسخ الممسوحة غير المقروءة تسبب التأخير.
• ترجم المطلوب فقط. فإذا كان المستلم يحتاج إلى الشهادة دون كشف الدرجات الكامل، فلا ترسل الاثنين.
• قدّم مسودة حسنة التنسيق. فإذا قبلها المترجم، صرف وقته على التدقيق بدل الكتابة.

مثال

تخيّل سميرًا، الذي ينتقل من عمّان إلى ميلانو من أجل وظيفة جديدة. صاحب العمل يحتاج إلى عقد عمله بالإنجليزية لملف الموارد البشرية، ومكتب تصاريح الإقامة يحتاج إلى شهادته الجامعية وشهادة ميلاده مترجمتين ترجمة معتمدة.

بالنسبة إلى العقد تكفي ترجمة آلية دقيقة يراجعها سمير وزميله الجديد في الموارد البشرية، فلن يعتمد عليها أحد خارج الشركة. أما الشهادة الجامعية وشهادة الميلاد، فيسأل سمير أولًا مكتب الهجرة عمّا يقبله، فيجيبونه بأنهم يحتاجون إلى ترجمة محلّفة إلى الإيطالية. فيُعدّ سمير المسودات بـ DeepReference، ويطابق اسمه مع جواز سفره وكل تاريخ مع الأصول، ثم يرسل المسودات والأصول إلى مترجم محلّف يراجعها ويصححها ويعتمدها.

استخدم سمير الأداة نفسها في الحالتين، لكن الحالة الثانية وحدها احتاجت إلى مترجم معتمد، وقد عرف ذلك قبل أن يدفع أي مبلغ.

طريقة سريعة لاتخاذ القرار

• هل ستستلم الوثيقةَ جهةٌ حكومية أو محكمة أو جامعة أو سفارة؟ اسألها إن كانت تشترط ترجمة معتمدة.
• هل الوثيقة لك وحدك أو لزملائك أو لشريك تجاري؟ تكفي عادةً ترجمة آلية جيدة يراجعها شخص يعرف الموضوع.
• لست متأكدًا؟ جهّز المسودة الآلية على أي حال، فإذا تبيّن أن الترجمة المعتمدة ضرورية، بدأ المترجم منها.

الترجمة الصحيحة هي التي سيقبلها المستلم. اعرف ذلك أولًا، ثم اختر أسرع طريق إليها.